1.        職級：企業在制訂流程時，一般主管簽核的活動元件(FLApprove)並不是單層簽核即可，都會依據單據情況來自動決定簽核的層級。
如最常見的請購單，可以制訂各級主管的請購金額上限，如一般主管為一萬元，經理為三萬元，副總為十萬，超過十萬則要總經理簽核等。如此在FLApprove中就必須制訂各部門主管的職級，好讓系統遇到主管簽核時能自動依據主管權責條件來決定簽送到哪個層級主管。

2.        組織結構：企業組織在Workflow中是必要的設定，否則將無法正常運作。因為Workflow是用來規範企業的簽核制度，由屬下填寫單據往上呈送，過程中必須定義哪個User在企業是扮演什麼職務(角色)，在什麼組織與部門之下，主管是誰，其後面有沒有另外的主管等，都是透過組織來設定完成的。

 

設定組織結構時，可設定
(1)部門名稱
(2)上層部門，此部門是否有上級
(3)主管，此部門的主管
(4)職級名稱，此部門主管的職級名稱
(5)部門角色，此部門下的角色(只能設定角色)

設定完成後，請按【存檔】

 

3.        代理設定：由於企業的User並不是一直都在公司或能上網的地方，因此只要有人請假或出差就會有代理人的問題，因為Workflow電子簽核，一定要有人上線簽核才會往下流動單據，因此企業主管出差請假前就必須讓系統知道由誰代理原來的角色，代理的設定將有時間性與功能性。
如下圖定義此角色將由哪個User代理並指定期間，並且可以指定哪些流程由哪些人代理之，讓系統的代理可以更彈性。

可設定需要被代理的角色或用戶，並且可設定代理的日期區間，以及是否平行

「平行代理人」欄位，正常代理情況下都是「N」，如果為「Y」代表被代理者與代理者間的關係是平行的關係，也就是此代理關係是屬於常態性的代理，並非一段短期間的代理，在待辦事項中兩者都會看到相同的單據，兩者也都可以對此些單據進行簽核，不同的是：如果是原角色簽核時將不會發出「通知」給平行代理者，反之，如果是平行代理者簽核時，流程將會繼續往下流動，同時系統將會自動發送「通知」給原職務角色，其目的是為了解決原職務角色經常外出，公司內部的職務將有一位常態的代理人，以免因主管外出影響公司運作。

 

4.        匯入Sample組織結構

可以透過此功能，匯入我們事先準備好的用戶、群組和組織資料，但是需要特別注意，使用此功能將會刪除您已存在的用戶、群組和組織資料。